Datenschutz bei der Schullizenz

1. Zwei Verantwortliche – und das ist der Kern

Bei der Schullizenz verarbeiten zwei Stellen Daten, und welche davon zuständig ist, entscheidet, an wen du dich wendest:

• Deine Schule ist Verantwortliche für nahezu alles, was in der Anwendung entsteht: für die Daten der Schüler:innen ebenso wie für deine eigenen Konto- und Nutzungsdaten. Sie hat die Lizenz erworben, sie ordnet die Nutzung an, sie vergibt die Rechte – sie ist insoweit deine Dienstherrin. Der Anbieter verarbeitet diese Daten in ihrem Auftrag; die Einzelheiten regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Der Anbieter – Dr. Michael Milde, Am Hirtenhaus 5, 29358 Eicklingen, info@mein-schulorganizer.de – ist Verantwortlicher nur für zwei eng begrenzte Zwecke (Abschnitt 2) sowie für das, was ihn als Betreiber der Website ohnehin trifft.

Ein Datenschutzbeauftragter ist beim Anbieter nicht bestellt; er ist nicht dazu verpflichtet. Ob deine Schule einen hat, erfährst du bei ihr.

2. Was der Anbieter in eigener Verantwortung verarbeitet

Nur zweierlei – und beides nicht, weil deine Schule es angeordnet hätte, sondern weil der Anbieter darüber selbst entscheidet:

• Verwaltung und Abrechnung des Vertrags mit deiner Schule. Verarbeitet werden dabei die Angaben, die dein Konto der Schule zuordnen (E-Mail-Adresse als Anmeldename, Zugehörigkeit, Zeitraum).
• Abwehr von Missbrauch und Angriffen auf die Plattform – etwa das Erkennen automatisierter Anmeldeversuche.

Rechtsgrundlage ist für beides das berechtigte Interesse des Anbieters an der ordnungsgemäßen Abwicklung des Vertrags mit deiner Schule und am sicheren Betrieb der Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Nicht einschlägig ist die Vertragserfüllung nach lit. b: Vertragspartnerin ist deine Schule, nicht du.

Der laufende Betrieb der Anwendung gehört ausdrücklich nicht dazu. Anmeldung, Speicherung, Anzeige und Sicherung deiner Eingaben sind Verarbeitung im Auftrag deiner Schule – nicht eigene Zwecke des Anbieters. Eine Verarbeitung zu Werbung, Analyse, Profilbildung oder zum Training von KI-Modellen findet nicht statt.

3. Was im Auftrag deiner Schule verarbeitet wird

Alles Übrige, insbesondere:

• Daten der Schüler:innen – Stammdaten, Klassen- und Kurszugehörigkeit (bei klassenübergreifenden Gruppen je nach Vorgabe der Schule auch die Teilnahme an einer einzelnen Stunde), Noten, Fehlzeiten (im Klassenbuch stundenscharf, mit Entschuldigungsstand), die Unterrichtsdokumentation der Klasse samt Bemerkungen zur Woche, Karten (gelb/rot) samt Begründung und Erziehungsmaßnahme, wo die Schule das Modul gebucht hat, pädagogische Beobachtungen;
• zentrale Bestände der Schule – Klassen, Stundenpläne, Stundenzeiten, Ferien, Schuljahre, schulweite Termine, Materialien und Ankündigungen;
• deine eigenen Arbeits- und Einstellungsdaten – Kurse, Notenlisten, Unterrichtsplanungen, Notizen, Termine, Aufgaben, Materialien sowie die im Profil hinterlegten Angaben zu deinem Unterrichtsstil;
• deine Konto- und Nutzungsdaten – Zugehörigkeit zur Schule, die dir vergebenen Rechte, Vor- und Nachname, dein Kürzel sowie dein Geburtstag, soweit deine Schulverwaltung sie einträgt, der Zeitpunkt deiner letzten Anmeldung und der Tag, an dem du die App zuletzt aufgerufen hast (taggenau, ohne Uhrzeit und ohne festzuhalten, was du aufgerufen hast; lesbar allein für den Anbieter, nicht für deine Schule), die Urheberschaft von Ankündigungen und das Protokoll der Einsicht in Noten (Abschnitt 5). An deinem Geburtstag sehen die Lehrkräfte deiner Schule deinen Namen mit einem Gruß in ihrem Stundenplan, und Tag und Monat stehen bei ihnen im Kalender, also auch schon vorher; dein Geburtsjahr sieht nur deine Schulverwaltung.
• wann du wen unterrichtest – Der Stundenplan gehört deiner Schule, und jedes Mitglied deiner Schule kann ihn einsehen: nach Lehrkraft, nach Klasse und nach Raum. Sichtbar sind dabei Fach, Klasse, Raum und dein Name – so, wie ein Plan im Lehrerzimmer aushängt. Deine Unterrichtsplanung, deine Noten und deine Beobachtungen bleiben verborgen; von dieser Übersicht führt kein Weg dorthin, und ändern lässt sich der Plan dort nicht.
• wer was bereitstellt und teilt – Wenn du ein Material in einen Ordner unter „Von der Schule“ legst, wird festgehalten, dass du es eingestellt hast; das Kollegium sieht diese Angabe. Sie ist nötig, weil dieser Bestand der Schule gehört und nicht dir – ohne sie kämst du an dein eigenes Stück nicht mehr heran. Gibst du ein einzelnes Material oder einen Ordner für bestimmte Kolleg:innen frei, wird gespeichert, für wen; die Freigabe endet, sobald du sie zurücknimmst. Löschst du dein Konto, verschwindet dein Name von bereitgestelltem Material – das Material selbst bleibt der Schule, denn es gehört ihr.
• wer in deinen Klassenlisten mitschreibt – Eine Klassenliste (Abhak- und Notizliste zu einer Klasse) kannst du für einzelne Kolleg:innen freigeben; gespeichert wird, für wen. Zur Wahl stehen nur Lehrkräfte, die in dieser Klasse unterrichten. Wer die Freigabe hat, kann in der Liste eintragen und abhaken – nicht nur lesen; wer welchen Haken gesetzt hat, wird dabei nicht festgehalten. Die Liste bleibt deine: Umbenennen, Spalten ändern und Löschen kannst nur du, und die Freigabe endet, sobald du sie zurücknimmst. Löschst du dein Konto, wird die Liste mit gelöscht – sie gehört dir, nicht der Schule (§ 8 Abs. 2 der Nutzungsbedingungen).
• wer in deiner Beratungs-, Förder- oder Sprachfördergruppe sitzt – Bei klassenübergreifenden Gruppen bestimmt deine Schule, wer die Teilnehmerliste führt. Ist das die Fachkraft, trägst du in jeder Stunde selbst ein, wer dabei war; gespeichert wird dann Kind, Datum und Unterrichtsstunde, nicht mehr. Diese Angaben sehen nur die Lehrkräfte, die diese Gruppe unterrichten – deine Schulverwaltung und deine Schulleitung sehen weder die Namen noch, wenn deine Schule es so eingestellt hat, die Anzahl. Sie sehen die Gruppe selbst, ihre Zeit im Stundenplan und dass du sie unterrichtest; das steht im Stundenplan der Schule. Eine Einsicht in die Noten einer solchen Gruppe gibt es nicht – auch nicht auf deinen Wunsch. Gelöscht werden die Teilnahmen gemeinsam mit dem Klassenbuch, nach der Frist, die deine Schule bestimmt.
• dein Zugang, soweit deine Schule ihn einrichtet – ist dein Konto von deiner Schulverwaltung angelegt worden, kann sie dir eine Willkommensmail mit einem Erstpasswort schicken. Jeder weitere Versand vergibt ein neues Passwort und macht das bisherige ungültig; das Passwort selbst wird nirgends im Klartext gespeichert. Ändere es nach der ersten Anmeldung – danach kennt es nur noch du.
• ein Protokoll dessen, was beim Einlesen liegengeblieben ist – lädt deine Schulverwaltung Stundenplan oder Klassenlisten als Datei hoch, hält der Anbieter fest, welche Zeilen nicht übernommen wurden und warum, damit sie nachgetragen werden können. Darin stehen Zeitpunkt, Dateiname, die handelnde Person und die Rohwerte dieser Zeilen – beim Einlesen von Schüler:innen also auch Name, Geburtsdatum und die angegebenen Kontaktdaten. Übernommene Zeilen stehen nicht darin: Sie sind der Stundenplan bzw. die Klassenliste selbst. Das Protokoll wird nach 180 Tagen gelöscht, früher, wenn das Konto der handelnden Person gelöscht wird.

Zweck, Mittel und Rechtsgrundlage bestimmt insoweit deine Schule; sie richten sich nach dem Schul- und Schuldatenschutzrecht deines Landes. Der Anbieter verarbeitet diese Daten ausschließlich auf ihre Weisung und nicht zu eigenen Zwecken.

4. Cookies und lokale Speicherung

Die App setzt ausschließlich Cookies und legt ausschließlich solche Angaben im Browser ab, die für den Betrieb technisch erforderlich sind oder die eine Bedienhandlung ausdrücklich veranlasst. Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); ein Einwilligungsbanner gibt es deshalb nicht. Es findet keine Reichweitenmessung, kein Tracking und keine Werbung statt.

Cookies

• Anmeldung (sessionid) – hält die Anmeldung aufrecht. Laufzeit bis zu 90 Tage ab der letzten Nutzung, damit man sich nicht an jedem Unterrichtstag neu anmelden muss; die Abmeldung beendet es sofort.
• Formularschutz (csrftoken) – schützt Formulare vor fremden Absendern. Er wird bereits auf der Anmeldeseite gesetzt, also vor der Anmeldung.
• Rückmeldung (messages) – trägt eine einmalige Meldung wie „Gespeichert.“ über den Seitenwechsel und wird gelöscht, sobald sie angezeigt wurde.

Im Browser abgelegte Angaben (keine Cookies)

Diese Angaben werden nicht an den Server gesendet, sondern nur im Speicher des Browsers abgelegt und von dort wieder gelesen. Anders als das Anmelde-Cookie enden sie nicht mit der Abmeldung; auf einem gemeinsam genutzten Gerät – etwa im Lehrerzimmer – bleiben sie also bestehen, bis der Browserspeicher geleert wird. Löschen lassen sie sich jederzeit über die Einstellungen des Browsers.

• Seiten-Zwischenspeicher (htmx-history-cache) – hält bis zu zehn zuletzt besuchte Seiten als Momentaufnahme vor, damit die Zurück-Schaltfläche des Browsers ohne erneutes Laden funktioniert (genutzt im Stundenplan und im Methodenkoffer). Die Momentaufnahme enthält den dargestellten Seiteninhalt.
• Einstiegs-Tour (tour-gruss-… mit der Kontonummer, tour-spaeter) – dass die Begrüßung bereits gezeigt wurde und welcher Schritt auf „später“ gestellt ist. Der zweite Merker endet mit dem Schließen des Browser-Reiters.
• Entwurf einer handschriftlichen Notiz (noteDraft) – der noch nicht gespeicherte Stand eines Blattes: die Striche samt Farben und Strichstärken, die gewählte Papierart, der Titel, der Zeitpunkt der letzten Änderung und – beim Weiterschreiben an einem vorhandenen Blatt – dessen Nummer. So vernichtet ein versehentlicher Seitenwechsel, ein Absturz oder eine abgebrochene Verbindung die Handschrift nicht. Der Eintrag wird entfernt, sobald das Blatt gespeichert ist – also erst, wenn der Server den Empfang bestätigt hat – oder sobald das Blatt geleert wird.
• Entwurf einer getippten Notiz (noteTextDraft) – dasselbe für die getippte Notizart: der noch nicht gespeicherte Text samt seiner Formatierung, der Titel, der Zeitpunkt der letzten Änderung und – beim Bearbeiten einer vorhandenen Notiz – deren Nummer. Ein eigener Eintrag neben dem Entwurf des Blattes und nicht derselbe: Wer ein Blatt offen hat und daneben eine Textnotiz beginnt, verlöre sonst den einen über den anderen. Er wird entfernt, sobald die Notiz gespeichert ist – also erst, wenn der Server den Empfang bestätigt hat.

Die gewählte Farbvariante wird nicht im Browser gespeichert, sondern als Einstellung zum Konto – damit sie auf jedem Gerät gilt.

5. Das Protokoll der Noteneinsicht

Der Abschnitt, der dich als Beschäftigte betrifft, und deshalb ausführlich:

Deine Noten sind für andere Konten nicht allgemein zugänglich. Es gibt zwei Wege, und beide werden protokolliert:

• Die Schulleitung (Recht „Einsicht") kann die Notenlisten der Schule in den letzten 28 Tagen vor dem Ende eines Halbjahres einsehen, und zwar ohne deine Freigabe – so, wie du die Liste zur Zeugniskonferenz vorlegst. Vor jeder Liste muss sie einen Anlass angeben. Sie sieht die Leistungsnachweise und Noten, nicht deine Bemerkungen zu Noten und Nachweisen, deine Beobachtungen, Notizen oder Fehlzeiten. Außerhalb dieses Zeitraums und ohne eingetragenes Halbjahresende gibt es keine Einsicht.
• Die Klassenleitung sieht deine Noten nur, wenn du sie freigibst – befristet und jederzeit widerruflich.

Protokolliert wird jede Einsicht: Zeitpunkt, wer gesehen hat, wessen Noten, welches Fach und – bei der Schulleitung – der angegebene Anlass. Du siehst jeden Eintrag: auf der Seite „Noten-Freigaben" und, bei einer Einsicht der Schulleitung, als Hinweis in deinem Stundenplan.

Eine Ausnahme, und sie betrifft nicht die Leitung: Unterrichtest du ein Fach gemeinsam mit einer Kollegin (Doppelbesetzung), kann deine Schule feststellen, dass ihr es auch gemeinsam benotet. Dann führt ihr eine Notenliste statt zweier – ihr seht und ändert dieselben Leistungsnachweise und Noten, und bei jeder Eintragung wird festgehalten, wer sie vorgenommen hat. Das steht bei dem Fach, samt dem Zeitpunkt und der Person, die es zugeordnet hat, und es lässt sich beenden. Deine Unterrichtsplanung, deine Beobachtungen und alle übrigen Fächer bleiben unberührt.

Was nicht protokolliert wird: dein sonstiger Gebrauch der Anwendung, der Blick in deine eigenen Noten und die Frage, ob du eine Ankündigung deiner Schulleitung gelesen hast. Dass du eine Ankündigung für dich weggeklickt hast, bekommt sie nicht zu sehen – eine Lesebestätigung gibt es nicht.

Verantwortliche für dieses Protokoll ist deine Schule; sie entscheidet, wer Einsicht nehmen darf, und ihr gegenüber machst du deine Rechte geltend (Abschnitt 9). Ob sie vor dem Einsatz ihre Personalvertretung zu beteiligen hatte, richtet sich nach dem Personalvertretungsrecht deines Landes und liegt in ihrer Verantwortung.

6. Hosting, Serverstandort, Empfänger

Betrieb und Datenhaltung erfolgen ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland. Der Server steht bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen; Standort: Deutschland (Hetzner Online GmbH, Rechenzentrum in Falkenstein). Hetzner ist weiterer Auftragsverarbeiter deiner Schule; ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO besteht.

Ein Zahlungsdienstleister ist nicht eingebunden. Die Schullizenz wird auf Rechnung abgerechnet; Zahlungsdaten von dir verarbeitet der Anbieter nicht.

E-Mail-Versand: Nachrichten aus der Anwendung – etwa die Bestätigung deiner Zuordnung zur Schule, die Anfrage einer Noten-Freigabe, ein Link zum Zurücksetzen des Passworts oder ein Wartungshinweis – versendet der Anbieter über die IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur (Deutschland). Rolle: Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO), kein Drittlandbezug. Übermittelt werden dabei deine E-Mail-Adresse und der Inhalt der Nachricht.

Für die KI-Funktion gilt Abschnitt 7. Beim Abruf von Buchangaben über eine ISBN spricht der Server Verzeichnisse Dritter an; dabei wird ausschließlich die ISBN übermittelt und kein personenbezogenes Datum – der Abruf läuft vom Server aus, nicht aus deinem Browser, sodass deine IP-Adresse dorthin nicht gelangt.

7. KI-gestützte Unterrichtsplanung

Auf ausdrückliche Anforderung kann die App Unterrichtsentwürfe erzeugen lassen. Erst dieser Klick löst eine Übermittlung aus; ohne ihn wird nichts gesendet. Verarbeitet wird die Anfrage von Anthropic PBC (USA).

Übermittelt werden die Angaben der jeweiligen Planung (Fach, Thema, Jahrgangsstufe, Schwerpunkte, Kompetenzbezug), die im Profil hinterlegten Angaben zum eigenen Unterrichtsstil, eigene Anweisungen im Freitext und der Text mitgegebener Dateien. Wird eine einzelne Stunde vorbereitet, gehen zusätzlich Datum, Dauer, Fach und Jahrgangsstufe des Kurses sowie der bereits eingetragene Planungstext mit.

Die Anwendung übermittelt keine unmittelbare Kennung der anfragenden Person: Sie sendet weder deinen Namen noch eine Kennung deines Kontos; der Abruf läuft über den Zugang des Anbieters. Eine Zuordnung der Anfrage zu einem Konto ist dem KI-Dienstleister anhand der Angaben, die die Anwendung selbst hinzufügt, daher nicht möglich. Was du in die Freitextfelder schreibst, bestimmst du.

Die Anwendung fügt der Anfrage keine Namen, Noten oder sonstigen personenbezogenen Daten einzelner Schüler:innen automatisiert hinzu. Die Funktion ist für die Verarbeitung solcher Daten nicht bestimmt; ihre Eingabe ist nach § 5 Abs. 3 der Nutzungsbedingungen untersagt, und die Anwendung weist an den betreffenden Feldern darauf hin. Da Freitextfelder und hochgeladene Dateien technisch frei befüllbar sind, kann eine Eingabe solcher Daten entgegen diesem Verbot nicht vollständig ausgeschlossen werden.

Diese Übermittlung ist nicht Gegenstand der Auftragsverarbeitung (Schul-AVV § 2 Abs. 2c). Da die übermittelten Angaben personenbezogene Daten enthalten können, behandelt der Anbieter sie vorsorglich als Drittlandübermittlung und stützt sie auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil des Vertrags mit Anthropic sind. Eine schriftliche Übermittlungs-Folgenabschätzung liegt vor und kann angefordert werden.

Von der KI erzeugte Entwürfe sind Vorschläge; sie werden in der Anwendung als solche gekennzeichnet und sind vor dem Einsatz fachlich zu prüfen. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt – insbesondere bewertet die KI keine Schülerleistungen.

8. Speicherdauer und Datensicherheit

Solange die Lizenz läuft, bleiben die Daten gespeichert. Endet sie, sind die zentralen Bestände deiner Schule für 180 Tage auf Anzeige und Export beschränkt und werden danach gelöscht; deine eigenen Arbeitsdaten bleiben in deinem Konto (Nutzungsbedingungen § 8). Eine Weisung deiner Schule zu Löschung oder Rückgabe geht vor.

Maßnahmen: Transportverschlüsselung (TLS) auf allen Seiten; Datenbank, Uploads und Sicherungen auf einem verschlüsselten Datenträger, dessen Schlüssel nicht auf dem Server liegt; Anmeldepflicht für jede Seite, auf der Daten angezeigt werden; Passwörter ausschließlich als Hashwert, nie im Klartext; strikte Trennung der Daten verschiedener Schulen und Konten.

Der Datenbestand wird täglich gesichert; spätestens nach 35 Tagen ist die letzte Kopie überschrieben – über beide Ebenen hinweg. Die Sicherungen der Anwendung liegen auf derselben Maschine wie der laufende Bestand; sie schützen gegen Fehlbedienung und den Verlust einzelner Daten, nicht gegen den Verlust des Servers selbst. Dagegen schützt eine zusätzliche Ebene: Der Hoster erstellt täglich ein Abbild der ganzen Server-Festplatte und bewahrt es getrennt vom Server auf. Deine Daten sind darin ausschließlich in verschlüsselter Form enthalten – der Schlüssel liegt nicht auf dem Server, und der Hoster kann sie deshalb nicht lesen.

9. Deine Rechte – und an wen du sie richtest

Dir stehen die Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) zu. Wohin du dich wendest, hängt davon ab, worum es geht:

• An deine Schule für alles nach Abschnitt 3 – also für Schülerdaten, für die zentralen Bestände und für deine eigenen Konto- und Nutzungsdaten einschließlich des Einsichtsprotokolls.
• An den Anbieter (info@mein-schulorganizer.de) für die beiden Zwecke nach Abschnitt 2.

Wendest du dich in einer Sache, für die deine Schule zuständig ist, an den Anbieter, beantwortet er sie nicht selbst, sondern leitet sie unverzüglich an deine Schule weiter und stellt ihr die nötigen Angaben bereit. Umgekehrt unterstützt er deine Schule bei der Beantwortung.

Unabhängig davon steht dir ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist in der Regel die Behörde deines Bundeslandes; bei Schulen als öffentlichen Stellen ist es die für den öffentlichen Bereich zuständige Aufsicht.

10. Änderungen dieser Erklärung

Der Anbieter passt diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; der Stand ist unten angegeben. Ändert sich etwas Wesentliches, teilt er es deiner Schule als Vertragspartnerin in Textform mit.