Nutzungsbedingungen für die Schullizenz

§ 1 Vertragsparteien und Geltungsbereich

(1) Diese Bedingungen gelten für die Überlassung der Anwendung „Mein Schulorganizer" an eine Schule (im Folgenden: die Schule) durch Dr. Michael Milde, Einzelunternehmen, Am Hirtenhaus 5, 29358 Eicklingen, info@mein-schulorganizer.de (im Folgenden: der Anbieter).

(2) Die Schule handelt nicht als Verbraucherin. Verbraucherschützende Vorschriften finden keine Anwendung; insbesondere bestehen kein Widerrufsrecht nach §§ 312g, 355 BGB und keine Pflicht zur Bereitstellung einer Kündigungsschaltfläche nach § 312k BGB. Der in der Anwendung sichtbare Kündigungsknopf richtet sich an Lehrkräfte mit eigenem Vertrag und hat für diese Lizenz keine Bedeutung; gekündigt wird nach § 7.

(3) Wer für die Schule zeichnet, richtet sich nach dem Schulrecht ihres Landes. Die unterzeichnende Person sichert zu, zur Vertretung berechtigt zu sein. Ist der Schulträger Vertragspartner, tritt er an die Stelle der Schule; die Bezeichnung „Schule" gilt dann für ihn.

(4) Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen der Schule werden nur Vertragsbestandteil, soweit der Anbieter ihnen in Textform zustimmt. Landesrechtlich vorgeschriebene Anlagen — etwa Muster zur Auftragsverarbeitung oder zur IT-Sicherheit — werden mit beiderseitiger Unterzeichnung Bestandteil des Vertrags und gehen ihm im Widerspruchsfall vor.

§ 2 Gegenstand und Leistungsumfang

(1) Der Anbieter stellt der Schule die Anwendung als über das Internet nutzbare Software zur Verfügung. Sie unterstützt die Organisation des Unterrichts: zentrale Klassen- und Schüler:innenlisten, Stundenplan, Stundenzeiten, Ferien und Schuljahre, schulweite Termine, Materialien und Ankündigungen sowie — bei den einzelnen Lehrkräften — Notenführung, Unterrichtsplanung und Beobachtungen.

(2) Der Anbieter betreibt und hostet die Anwendung selbst; die Schule erhält keine Kopie der Software und keinen eigenen Server. Eine Installation vor Ort, ein Zugriff auf den Quelltext oder ein Betrieb in eigener Verantwortung sind nicht Gegenstand.

(3) Der Anbieter darf die Anwendung weiterentwickeln. Nimmt er eine Funktion zurück, auf die die Schule bei Vertragsschluss erkennbar Wert gelegt hat, teilt er das mindestens vier Wochen vorab in Textform mit; beeinträchtigt die Änderung die Nutzung nicht nur unerheblich, kann die Schule den Vertrag binnen 30 Tagen ab Zugang der Mitteilung zum Wirksamwerden der Änderung kündigen. Bereits gezahlte Entgelte werden für die restliche Laufzeit anteilig erstattet.

(4) Nicht geschuldet sind Schulungen, Anpassungen an besondere Wünsche, Datenübernahmen aus anderen Systemen und die Anbindung an Fremdsysteme. Der Anbieter kann solche Leistungen gesondert vereinbaren.

§ 3 Zustandekommen des Vertrags

(1) Der Vertrag kommt außerhalb der Anwendung zustande: durch ein Angebot des Anbieters in Textform und dessen Annahme durch die Schule, gleich ob durch Bestellung, Unterzeichnung oder Bestätigung in Textform. Eine Selbstbedienungs- oder Bestellfunktion für Schulen gibt es nicht.

(2) Das Angebot benennt Zahl der Lizenzen (§ 4), Preis, Laufzeit und den Speicherplatz für schulweite Materialien. Diese Angaben gehen den vorliegenden Bedingungen vor.

(3) Mit dem Vertrag ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung zu schließen. Ohne ihn darf die Schule keine personenbezogenen Daten in die Anwendung eingeben; der Anbieter richtet die Lizenz erst danach ein.

§ 4 Konten, Lizenzen und Rechte

(1) Eine Lizenz ist ein Konto. Die vereinbarte Zahl an Lizenzen bestimmt, wie viele Konten der Schule gleichzeitig angehören dürfen. Konten sind personengebunden; ein von mehreren Personen gemeinsam genutztes Konto ist nicht zulässig, weil die Anwendung Eingaben und Einsichtnahmen dem Konto zurechnet.

(2) Wechsel statt Nachkauf. Scheidet eine Lehrkraft aus, kann die Schule die frei gewordene Lizenz einer anderen Person zuweisen. Der Anbieter berechnet dafür kein zusätzliches Entgelt.

(3) Überschreitung. Überschreitet die Zahl der Konten die Zahl der Lizenzen, sperrt der Anbieter nichts — eine Sperre träfe die Lehrkräfte, nicht die Vertragspartnerin. Er weist die Schule in Textform darauf hin; sie gleicht die Zahl binnen vier Wochen aus oder erwirbt die zusätzlichen Lizenzen zum vereinbarten Preis, zeitanteilig bis zum Ende der Laufzeit.

(4) Rechte innerhalb der Schule. Welche Person welche Aufgaben wahrnehmen darf, bestimmt die Schule. Vergeben werden können einzeln und frei kombinierbar:

• Schulverwaltung — Klassen, Schüler:innen, Stundenplan, Stundenzeiten, Ferien, Schulwoche und Schuljahre pflegen; zudem feststellen, welche Fächer zwei Lehrkräfte gemeinsam unterrichten und benoten (§ 4 Abs. 5a);
• Einsicht (Schulleitung) — Übersicht über Klassen und Kurse; Noten nur in den letzten 28 Tagen vor Halbjahresende und nach Angabe eines Anlasses (§ 4 Abs. 5);
• Termine der Schule — schulweite Termine anlegen und ändern;
• Material für alle — schulweite Dateien und Links bereitstellen;
• Ankündigungen — Mitteilungen an das Kollegium.

Ohne eines dieser Rechte unterrichtet eine Lehrkraft wie bisher, mit zentral gepflegten Stammdaten. Die Vergabe nimmt der Anbieter auf Weisung der Schule vor; er entscheidet nicht selbst darüber.

(5) Einsicht in Noten. Noten sind der Leitung nicht allgemein zugänglich. Die Schulleitung (Recht „Einsicht") sieht die Notenlisten der Fächer des laufenden Halbjahres in den letzten 28 Tagen vor dem Ende des Halbjahres, das die Schule in der Anwendung einträgt; ohne eingetragenes Ende gibt es diesen Zeitraum nicht. Vor jeder Liste gibt sie einen Anlass an. Sie sieht Leistungsnachweise und Noten, nicht die Bemerkungen der Lehrkraft, ihre Beobachtungen, Notizen oder Fehlzeiten. Die Klassenleitung sieht Noten eines Fachs, solange die Lehrkraft sie ihr befristet freigibt. Jede Einsicht wird mit Anlass protokolliert und der Lehrkraft angezeigt. Dieses Verfahren bildet die schulische Ordnung nach — die Lehrkraft legt ihre Liste zur Zeugniskonferenz vor. Eine Funktion, die darüber hinausgeht — außerhalb des Zeitraums, ohne Anlass oder ohne Protokoll —, besteht nicht und wird auf Verlangen auch nicht geschaffen. Das gilt für jedes Konto, das das Fach nicht selbst unterrichtet; wer es mitunterrichtet, sieht keine fremden Noten, sondern die gemeinsamen (Absatz 5a).

(5a) Gemeinsam unterrichtete Fächer. Unterrichten zwei Lehrkräfte dasselbe Fach derselben Klasse gemeinsam (Doppelbesetzung), kann die Schule feststellen, dass sie es auch gemeinsam benoten. Beide führen dann eine Notenliste statt zweier: Sie sehen und ändern dieselben Leistungsnachweise und Noten, und bei jeder Eintragung wird festgehalten, wer sie vorgenommen hat. Die Unterrichtsplanung bleibt getrennt. Die Feststellung wird beiden Lehrkräften in der Anwendung angezeigt, samt Zeitpunkt und zuordnender Person, und sie ist jederzeit zu beenden; die bereits erhobenen Noten bleiben dann am Fach. Sie gilt nur für dieses eine Fach und begründet keinen Zugang zu weiteren Daten der beteiligten Konten.

(6) Die Schule hält den Kreis der Berechtigten aktuell und teilt dem Anbieter unverzüglich mit, wenn eine Person ausscheidet.

§ 5 Pflichten der Schule

(1) Die Schule stellt sicher, dass für die von ihr veranlasste Verarbeitung eine Rechtsgrundlage nach dem Schul- und Schuldatenschutzrecht ihres Landes besteht und die dort vorgesehenen Verfahren eingehalten sind — etwa Genehmigungen, die Beteiligung von Gremien und der Eintrag im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Einzelheiten regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

(2) Sie trägt dafür Sorge, dass nur die für den Zweck erforderlichen Daten eingegeben werden, und weist ihre Lehrkräfte darauf hin. Der Anbieter kann den Inhalt der Freitextfelder weder steuern noch prüfen.

(3) In die KI-gestützten Funktionen dürfen keine personenbezogenen Daten eingegeben werden (§ 12). Das gilt auch für hochgeladene Dateien; eine Klassenliste als Grundlage einer Unterrichtsplanung ist unzulässig.

(4) Zugangsdaten sind geheim zu halten und dürfen nicht weitergegeben werden. Besteht der Verdacht, dass ein Konto missbraucht wird, teilt die Schule das dem Anbieter unverzüglich mit.

(5) Die Schule nutzt die Anwendung nicht für rechtswidrige Inhalte. Sie stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die auf einer schuldhaften Verletzung dieser Pflichten beruhen; das gilt nicht, soweit der Anbieter die Verletzung selbst zu vertreten hat, und nicht für Geldbußen, die gegen die Schule verhängt werden.

§ 6 Vergütung, Rechnung, Verzug

(1) Das Entgelt besteht aus einem festen Grundbetrag je Laufzeit und einem Betrag je Lizenz; maßgeblich ist das Angebot nach § 3. Der Grundbetrag fällt unabhängig von der Zahl der Lizenzen an. Das Entgelt wird im Voraus für die vereinbarte Laufzeit in Rechnung gestellt. Eine Bestellnummer der Schule nimmt der Anbieter auf die Rechnung.

(2) Kleinunternehmer. Der Anbieter erhebt nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer; sie wird daher nicht ausgewiesen. Alle Beträge sind Endpreise.

(3) Rechnungen sind ohne Abzug binnen 30 Tagen ab Zugang zur Zahlung fällig. Zahlung erfolgt durch Überweisung; die Zahlungswege der Einzellizenz (Karte, Lastschrift) stehen nicht zur Verfügung.

(4) Verzug. Zahlt die Schule nicht, mahnt der Anbieter in Textform und setzt eine Frist von mindestens zwei Wochen. Erst nach fruchtlosem Ablauf darf er den Zugang einschränken, und auch dann bleiben Anzeige und Export für weitere 30 Tage möglich, damit die Schule ihre Daten sichern kann. Vor der ersten Mahnung wird nicht gesperrt.

(5) Preisänderungen gelten erst für eine neue Laufzeit und werden mindestens acht Wochen vor deren Beginn in Textform mitgeteilt. Innerhalb einer laufenden Laufzeit bleibt der vereinbarte Preis unverändert.

§ 7 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag läuft für die vereinbarte Zeit. Er verlängert sich nicht automatisch; eine Fortsetzung bedarf einer neuen Vereinbarung. Der Anbieter erinnert die Schule spätestens 8 Wochen vor Ablauf in Textform.

(2) Eine ordentliche Kündigung während der Laufzeit ist ausgeschlossen; das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt beiden Seiten unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für die Schule insbesondere vor, wenn die Anwendung über einen erheblichen Zeitraum nicht nutzbar ist; für den Anbieter, wenn die Schule trotz Mahnung und Fristsetzung nicht zahlt oder ihre Pflichten nach § 5 schwerwiegend verletzt.

(3) Kündigt die Schule außerordentlich aus einem Grund, den der Anbieter zu vertreten hat, erstattet er das Entgelt für die restliche Laufzeit anteilig.

(4) Kündigungen bedürfen der Textform.

§ 8 Was am Ende der Lizenz geschieht

(1) Der Zugang der Lehrkräfte endet nicht abrupt. Mit Ablauf der Lizenz entfällt der Zugang, den die Schule bezahlt hat. Wer daneben einen eigenen Vertrag oder eine laufende Testphase hat, arbeitet damit weiter; wer nicht, kann sich selbst registrieren. Die Konten werden durch das Ende der Lizenz nicht gelöscht.

(2) Eigene Daten bleiben bei der Lehrkraft. Kurse, Noten, Beobachtungen, Notizen und Unterrichtsplanungen gehören dem Konto, in dem sie entstanden sind, und bleiben dort. Das Ende der Lizenz ändert daran nichts.

(2a) Gemeinsam benotete Fächer. Wird ein Fach von mehreren Lehrkräften gemeinsam benotet (§ 4 Abs. 5a) und löscht eine von ihnen ihr Konto, so verbleibt das Fach mit allen Noten bei einer der übrigen führenden Lehrkräfte. Andernfalls gingen mit dem gelöschten Konto auch die Eintragungen der anderen verloren. Scheidet eine Lehrkraft lediglich aus der Schule aus, endet ihre Mitführung; ihre eigenen Fächer bleiben nach Absatz 2 bei ihr.

(3) Zentrale Bestände. Klassen, Schüler:innen, Stundenpläne, Stundenzeiten, Ferien, Schuljahre sowie schulweite Termine, Materialien und Ankündigungen gehören der Schule. Sie bleiben nach Ablauf zunächst gespeichert und sind für die Lehrkräfte nicht mehr sichtbar. Die Schule kann sie innerhalb von 180 Tagen nach Ablauf herausverlangen; der Anbieter stellt sie in einem gängigen, maschinenlesbaren Format bereit. Danach werden sie gelöscht.

(4) Sicherungen. Gelöscht wird sofort im laufenden Betrieb. Aus den Sicherungen fallen die Daten mit deren Rotation, also spätestens 35 Tage später; bis dahin sind sie ausschließlich für die Wiederherstellung nach einem technischen Fehler zugänglich.

(5) Verlangt die Schule wegen eines Systemwechsels mehr Zeit, verlängert der Anbieter die Frist nach Absatz 3 auf Anfrage angemessen. Einzelheiten zur Löschung regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

§ 9 Verfügbarkeit, Wartung, Störungen

(1) Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit von 99 % im Jahresmittel an, gemessen am Zugang über das Internet und ohne Zeiten angekündigter Wartung sowie Störungen, die er nicht zu vertreten hat.

(2) Betriebsweise. Die Anwendung läuft auf einem Server in Deutschland. Es besteht keine Rufbereitschaft und keine zugesagte Reaktionszeit; der Anbieter ist ein Einzelunternehmen ohne Beschäftigte. Störungen werden nach Kenntnis so schnell wie möglich behoben. Meldungen nimmt info@mein-schulorganizer.de entgegen.

(3) Wartung. Geplante Wartungsarbeiten kündigt der Anbieter mindestens 48 Stunden vorher in der Anwendung oder per E-Mail an und legt sie nach Möglichkeit außerhalb der Unterrichtszeit.

(4) Die Verfügbarkeit wird protokolliert. Die Schule kann das Protokoll für den laufenden und den vorangegangenen Abrechnungszeitraum anfordern.

§ 10 Datenschutz

(1) Die Schule ist Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Daten, die in der Anwendung verarbeitet werden. Der Anbieter verarbeitet sie in ihrem Auftrag; Einzelheiten regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der diesen Bedingungen für die Verarbeitung vorgeht.

(2) Die Daten der Lehrkräfte. Anders als bei einer Lehrkraft, die selbst Kundin ist, gehören auch die Konto- und Nutzungsdaten der Lehrkräfte — Anmeldedaten, Zugehörigkeit zur Schule, vergebene Rechte und das Protokoll der Noteneinsicht — zur Verarbeitung im Auftrag der Schule. Verantwortliche dafür ist die Schule als Dienstherrin; der laufende Betrieb der Anwendung erfolgt insoweit im Auftrag. Für zwei eng begrenzte Zwecke verarbeitet der Anbieter Angaben zum Konto daneben in eigener Verantwortung: zur Verwaltung und Abrechnung seines Vertrags mit der Schule und zur Abwehr von Missbrauch und Angriffen auf seine Plattform.

(3) Ob die Schule vor dem Einsatz ihren Personalrat zu beteiligen hat, richtet sich nach dem Personalvertretungsrecht ihres Landes und liegt in ihrer Verantwortung. Der Anbieter weist darauf hin, dass die Anwendung die Einsicht in Noten samt Anlass protokolliert und der Schulleitung vor Halbjahresende Einsicht in die Notenlisten gibt (§ 4 Abs. 5); beides betrifft Beschäftigte.

§ 11 Datensicherung, Haftung

(1) Der Anbieter sichert den Datenbestand täglich. Die Sicherungen der Anwendung liegen auf derselben Maschine wie der laufende Bestand; sie schützen gegen Fehlbedienung und den Verlust einzelner Daten, nicht gegen den Verlust des Servers selbst. Gegen diesen schützt eine zusätzliche Ebene: Der Hoster erstellt täglich ein Abbild der gesamten Server-Festplatte und bewahrt es getrennt vom Server auf. Die Daten der Schule sind darin ausschließlich in verschlüsselter Form enthalten; der Schlüssel liegt nicht auf dem Server (AVV § 7 Abs. 1). Ein weiterer Auftragsverarbeiter wird damit nicht hinzugezogen.

(2) Die Schule kann ihre Daten jederzeit exportieren und soll das in regelmäßigen Abständen tun, insbesondere vor dem Ende der Laufzeit. Diese Obliegenheit schließt Ansprüche wegen Datenverlusts nicht aus; sie kann jedoch ein Mitverschulden begründen.

(3) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet er nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht — einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung die Schule regelmäßig vertrauen darf —, und der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden.

(4) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter bei einfacher Fahrlässigkeit nur in Höhe des Aufwands, der bei ordnungsgemäßer Sicherung durch die Schule zur Wiederherstellung angefallen wäre. Ansprüche nach Art. 82 DSGVO bleiben unberührt.

§ 12 Inhalte, Rechte, KI-gestützte Funktionen

(1) Alle Inhalte, die die Schule und ihre Lehrkräfte eingeben oder hochladen, bleiben ihr Eigentum. Der Anbieter erhält daran nur die Rechte, die er zum Betrieb benötigt: Speichern, Anzeigen, Sichern und Löschen. Eine Nutzung zu eigenen Zwecken, zur Auswertung, zu Werbung oder zum Training von KI-Modellen findet nicht statt.

(2) Die Anwendung enthält KI-gestützte Funktionen zur Unterrichtsplanung. Die dafür eingegebenen Texte werden an einen Dienstleister außerhalb der EU übermittelt; die Anwendung weist an den betreffenden Feldern darauf hin. In diese Funktionen dürfen keine personenbezogenen Daten eingegeben werden (§ 5 Abs. 3).

(3) Von der KI erzeugte Entwürfe sind Vorschläge. Sie werden in der Anwendung als solche gekennzeichnet und sind vor dem Einsatz fachlich zu prüfen; die Bewertung von Schülerleistungen trifft die KI nicht.

§ 13 Barrierefreiheit

(1) Der Anbieter ist Kleinstunternehmen im Sinne des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes; dessen Anforderungen an Dienstleistungen gelten für ihn nicht. Er bemüht sich gleichwohl um eine gut bedienbare Oberfläche.

(2) Eine Konformität mit der EN 301 549 oder den WCAG sagt der Anbieter nicht zu; er hat sie nicht förmlich feststellen lassen. Unterliegt die Schule landesrechtlichen Anforderungen an die digitale Barrierefreiheit, prüft sie vor dem Einsatz selbst, ob die Anwendung ihnen genügt; der Anbieter erteilt dazu auf Anfrage Auskunft über den tatsächlichen Stand.

§ 14 Änderungen, Schlussbestimmungen

(1) Änderungen dieser Bedingungen bietet der Anbieter der Schule mindestens sechs Wochen vor dem geplanten Wirksamwerden in Textform an. Schweigen gilt nicht als Zustimmung. Ohne Zustimmung gelten die bisherigen Bedingungen bis zum Ende der Laufzeit fort; die Verweigerung ist kein wichtiger Grund zur Kündigung. Für Änderungen der Anwendung selbst gilt § 2 Abs. 3.

(2) Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform; das gilt auch für die Aufhebung dieses Formerfordernisses.

(3) Sollte eine Bestimmung unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen unberührt. An die Stelle der unwirksamen tritt die gesetzliche Regelung.

(4) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand ist der Sitz des Anbieters, soweit die Schule juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist; zwingende gesetzliche Gerichtsstände bleiben unberührt.

(5) Der Anbieter nimmt an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle nicht teil; für Verträge mit Schulen ist es ohnehin nicht eröffnet.

Unterschriften